Haushaltsplan

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Die rechtzeitige und möglichst exakte Festlegung der veranschlagten Kosten einer jeden Veranstaltung schafft Sicherheit und schützt vor unliebsamen Überraschungen. Nur auf der Basis der Kostenplanung kann der Semesterbeitrag kalkuliert und dem Convent zur Beschlußfassung vorgelegt werden. Rote Zahlen am Ende der Veranstaltung führen zwangsweise zu einem ausführlichen Rechtfertigungsbedarf und ebenso unangenehmen wie vermeidbaren Diskussionen mit dem Kassierer oder dem Convent.
Da viele Veranstaltungen in ähnlicher oder gleicher Form regelmäßig durchgeführt werden, bieten die Unterlagen der Amtsvorgänger aus den letzten Semestern einen guten Anhalt. Exemplarisch für eine Kostenplanung soll hier der Etat für Stiftungs- oder Winterfest dargestellt werden:

AUSGABEPOSTEN GEPLANTE KOSTEN KOSTEN VORJAHR
Druckkosten Einladungen . .
Kopierkosten z. B. Liederhefte . .
Versand, Porto . .
Raummiete Kommers (falls nicht Haus) . .
Geschenk Festredner . .
Chargenessen und -getränke . .
Dekoration für Saal. Kerzen etc. . .
Saalmiete für Ball (Zwei-Löwen-Klub) . .
Band . .
Musikanlage, GEMA-Gebühren . .
Blumenschmuck für Tische . .
Begrüßungsgeschenk für die Damen . .
ggf. Kosten für Imbiß . .
Sperrstundenverkürzung . .
Geschenk für Zelebranten und ggf. . .
Referenten falls Festakt am Sonntag geplant . .
evtl. Imbiß am Frühschoppen . .
Sonstiges . .
SUMME . .

Da der Altherrenverein im wesentlichen für die Kosten der Feste aufkommt, ist eine rechtzeitige Absprache über den Etat notwendig, bevor Verpflichtungen gleich welcher Art eingegangen werden. Spätestens sechs Wochen vor dem Fest sollte der Vorstand der Aktivitas dem Philistersenior und Kassierer des AHV den schriftlich fixierten Kostenvoranschlag vorlegen. Aus langjähriger Erfahrung ergeben sich oft nicht nur Möglichkeiten der Kostensenkung, sondern auch noch entscheidende Ergänzungen, die sich positiv auf die Gestaltung der Veranstaltungen auswirken.