Semesterprogramm

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Hinweise zur Erstellung eines Semesterprogrammes

Semestercover vom WS 2001/2002

Das Semesterprogramm hat für den Verein eine große Bedeutung und muß eine Vielzahl von Aufgaben in der Markomannia erfüllen. So sollte es

• Visitenkarte des Vereines nach außen,
• Semesterfahrplan (Was, wann, wie, wo, ... ),
• Werbemittel für die Markomannia und
• Mittel zum Kontakt zwischen Altherrenschaft und Aktivitas sein.

Die Aufgabe des Vorstandes ist es, ein Programm zu gestalten, das diesen Anforderungen in einer der Markomannia adäquaten Weise gerecht wird.

Allgemeines zur Gestaltung
Wahl des Vorstandes

• rechtzeitig
Die Wahl des Vorstandes sollte möglichst früh erfolgen, um ihm eine möglichst lange Planungszeit zu ermöglichen. Dies ist besonders wichtig für die Auswahl von Referenten, da die Markomannia nicht der einzige Verein ist, der Referenten für Vorträge sucht.
• harmonische Mannschaft
Nach der Wahl des Seniors wird dieser in der Regel befragt, wie er die anderen Vorstandsämter gerne besetzen würde. Dieses sollte er vorher mit den anderen in Frage kommenden designierten Conchargen absprechen. Der Convent sollte sich nicht ohne weiteres über diese Wünsche des Seniors hinwegsetzen, da ein gut harmonierender Vorstand die Basis für ein gutes Semester ist.


Finanzen
Der Kassierer sollte vor dem Semester einen Haushaltsplan erstellen. Nur so ist eine realistische Planung der Veranstaltungen möglich. Auch sollte er sich mit dem Fuchsmajor absprechen, inwieweit Gästeabende oder Werbematerialien für Parties von der Fuchsenkasse übernommen werden. Alle Kassen sollten möglichst bargeldlos geführt werden, um unbeabsichtigten Schwund von Geldern zu vermeiden.
In dem Etat sollten berücksichtigt werden:

Ausgaben
• Geschenke für Referenten, Zelebranten, Alte Herren ...,
• Kosten für Partydekorationen,
• Telefon und Porto,
• Aktivengetränke (für z.B. Couleurbesuche),
• außergewöhnliche Anschaffungen (z.B. Zubehör für Stereo- oder Lichtanlage);
Einnahmen:
• Semesterbeiträge,
• Überschüsse von Parties,
• Spenden.

Ideensammlung Der Senior sollte schon früh Ideen und Anregungen für sein Semesterprogramm sammeln. Es empfiehlt sich, diese schriftlich festzuhalten, da doch gerade gegen Semesterende der Kopf oft auch mit anderen Sachen belastet ist. Außerdem hat so der Nachfolger durch einen Blick in die Senioratsakte die Möglichkeit, auf zwar schon ältere, aber noch nicht verwirklichte Ideen zurückgreifen zu können.
Der Vorstand sollte, um ein Terminraster zu erhalten, in einen Kalender alle Feiertage, Ferien und andere wichtige Ereignisse bzw. Konkurrenzveranstaltungen eintragen (z.B. Fußballänderspiele, JuWi-Fest, KV-Veranstaltungen etc.). Außerdem empfiehlt es sich, mit den befreundeten Verbindungen Rücksprache zu halten, um sich nicht gegenseitig die Gäste für eine Party zu stehlen. Zusätzlich sollten sogenannte „tote” Tage ausgespart werden, die vor verlängerten Wochenenden oder in solchen liegen. Die verbleibenden Termine sind dann „veranstaltungsgeeignet”.
Der Vorstand sollte seine Veranstaltungen primär auf den gleichen Wochentag legen, um den Bundesbrüdern die Terminplanung zu erleichtern und sich mit anderen Veranstaltungen (Sprachkurse, Hochschulsport etc.) arrangieren zu können.
Nun sollten die „festen” Termine (Semestereröffnungs- und -abschlußgottesdienst, Fest, Eröffnungs- und Dechargeconvent, Heidelberger Schlosskommers, Vorortsübergabe, KVM-Übergabe, Ältestentreffen, Silvesterparty etc.) in das Schema eingetragen werden und die anderen Veranstaltungen (s.u.) verteilt werden. Meistens ist man überrascht, wie wenig Spielraum doch für eigene Ideen bleibt.
Es empfiehlt sich, nach telefonischer Anfrage den Referenten, Zelebranten oder Organisationen (z.B. Verbindungen zwecks Kreuzkneipen, Museen zwecks Besichtigungen etc.) eine schriftliche Bestätigung der Zusage und des Termins zukommen zu lassen und um eine kurze schriftliche Antwort ihrerseits zu bitten. Bei längerfristigen Absprachen sollte in jedem Fall ca. 2-3 Wochen vor dem Termin nochmals Rücksprache gehalten werden.
Hat man sich über die Termine einigen können, so muß man sich über den Status (o, ho, oder keines von beiden) der Veranstaltungen Gedanken machen. Als hochoffiziell (verpflichtend für alle Aktiven und Inaktiven) gelten in der Regel der Eröffnungs- und Dechargeconvent und das Fest. Dabei sollte man sich darüber im Klaren sein, daß der BC über die hochoffiziellen Veranstaltungen entscheidet. Der Druck im Programmheft ist also lediglich ein Vorschlag. Anders ist dies bei den offiziellen Veranstaltungen (verpflichtend nur für Aktive). Diese werden vom Vorstand festgelegt, zusätzliche können vom AC für offiziell erklärt werden. Spätestens nach Erstellung eines Programm-Entwurfes sollte zwecks Terminabspache und Berücksichtigung von Wünschen und Empfehlungen aus der Altherrenschaft Kontakt mit dem Altherrenvereinsvorstand aufgenommen werden.